給在做考評資料的你-如何在部落格文章裡漂亮的呈現Word文件內容

星期一, 11th 十月 2010

本法不限於Word文件,各種可展示在螢幕的文件(網頁、非常好色....)都可以這樣試看看。

最近很多人在做成果,以前的考評會要求直接看整理出來的紙本資料夾,所以,承辦人得想辦法把相關的計畫及照片放在word上後列印輸出,好讓資料夾裡的資料完整豐富些,至少考評委員看到厚厚的資料夾,也應該體讓一下做資料的「苦勞」,不要給分給得太難看。

可是,時代變了,竟然有人要求線上考評!?那是什麼東西啊?要怎麼做啊?

以這次的環教考評為例,是要求受評學校把學校環教成果都呈現在部落格裡,讓他們不必到學校去,而且學校也不必花大量的紙張印資料就能看到原本紙本所呈現的資料了,省下列印成本及開車的油錢,多環保啊!但,這讓受評的人快哭死了,誰能告訴他在部落格上該如何呈現資料啊?

其實,把考評委員當做是部落格訪客就好了啊!盡量的讓考評委員能舒服且不覺得麻煩的看到我們所準備資料就好了。

以各項計畫為例,大部分學校都會把計畫寫在Word檔裡存放,若想要呈現在部落格文章裡,有兩種最簡單的方法:

一、複製貼上

把word檔裡的內容複製之後,貼到部落格上。很簡單,但很怕遇到格式跑掉或錯亂的問題,尤其是表格,最容易出狀況。

二、連結

把word檔上傳到部落格的檔案列表後,在部落格文章裡做一個連結,讓考評委員下載該檔案後觀看。也不難,但就怕考評委員沒能直接看到要看的東西,覺得不受專重而觀感不佳。

呃,那怎麼辦?有其他更好的方法嗎?

請先觀看一下下列的圖片,如果是你所想要的效果,歡迎再繼續看下去。

 

 

是的,把word檔做成圖片放在部落格文章裡,就不必擔心複製貼上後格式錯亂及訪客覺得麻煩而懶得點連結來看的問題了。不過,這應該僅限於篇幅有限的畫面輸出,如果像行動研究或論文那樣動不動就是幾十頁或上百頁,可千萬別這樣做,給連結就可以了。

至此,可以揭曉答案了!我是用FastStone Capture做出這樣圖片的。大家可以參考我寫的這篇文章 螢幕擷圖軟體FastStone Capture 5.3免安裝中文版-部落客寫教學文的必備軟體。

 

由於做圖說很花時間,我把步驟及大概要注意的地方先以文字條列出來,讓大家先自行試看看。

一、下載安裝軟體

連結點在上面那個文章連結裡有,請自行下載後解壓縮。

這個程式不必安裝,在要使用之前執行就可以。執行這個程式後,畫面上會出現下圖那樣的浮動小視窗。

 

二、開啟要做成圖片的Word檔案

其實各類型的檔案都可以,這個程式可以把螢幕所展現出來的東西拍下來。

開好Word檔,點選下圖紅框的按鈕後,在word文章顯示的範圍裡用滑鼠往下拖曳一下,FastStone Capture會開始把這篇文章從頭到尾拍下來,然後直接進入圖片編輯介面。

 

三、裁剪後存成圖片檔

在編輯介面裡把以拖曳的方式框出要留下的範圍,點上面的「裁剪」按鈕後存檔,這就成了我們想要的圖片檔。

 

四、上傳後放到部落格文章裡。

這裡應該不需要我再多說了吧!

 

做資料是辛苦的,辛苦是正常,就只怕辛苦出來的東西被人嫌,那就悶死了。希望上面的方法可以幫上一點忙。