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接任課發組工作第二年,每天都有處理不完的公文,其中一大堆都是我個人認為不必要甚至是濫發的活動或研習公文,還有一些是不懂公文系統的單位,老爹把它大約分類說明一下。

第一類是縣政府轉發的研習公文,此類公文大多是『雞肋』,但因為這類公文來至於縣政府,我們只好承辦,老爹的承辦方式就是上網公告,所以老爹常要公告一些其他縣市學校辦理的看起來很不錯,可是本校同仁又無法去參加的研習 (甚至遠到高雄、屏東的),真的只有無奈,其實老爹已經打過很多次電話去給教育處的承辦人,希望他們不要老是把這類公文轉發各校,無奈效果不佳。老爹認為教育處應該有這樣的膽識,收到這類公文直接上網公告即可,無須轉發各校。

第二類是由其他縣市學校直接發過來的研習公文,有的不一定是研習,甚至一些大學的國際研討會都會直接發文過來,看起來內容都非常棒,可是真的沒有同仁有辦法參加,因為這些研習一律只能課務自理。

這類公文另有兩大問題,第一是「速別」有問題,往往不是「速件」,就是「最速件」,好像這些承辦單位辦理這些研習甚至於國際研討會都是急就章的,忙到最後一刻才發現忘了通知全國各級學校 (本縣的高中職常犯這一條),深怕遺漏了一個最重要的人物一樣,趕緊發「速件」或「最速件」補通知一聲。

第二是這類公文因為廣發全國各學校,正本收文者繁多,而這些單位又不熟悉公文系統,無法把要發文的單位建立群組,以至於光是收文單位列印,收到四頁以上的都是正常的 (今天還收到一個六頁的),再加上這些單位惟恐通知不夠週全,附件經常又是一堆。

第三類是民間團體辦理的活動或研習公文,我真的不知道民間單位已經知道電子公文的好處,瞭解這是一個免費宣傳的好工具,只要申請電子交換,就可以廣發該單位無聊的活動,甚至收過一個活動公文開頭就來一個 "請督促貴校學生……,務必……",天啊!這是我們的上級指導單位嗎?我們學校教育做得還不夠好?需要民間團體來告訴我們應該要好好 "督促" 我們的學生了?

面對這一些濫發的公文,老爹只好當一個更爛的人,一一打電話去告訴他們 (除了發文單位,老爹還會打給該單位的文書,甚至掌管電子公文的研考會都打過),請他們不要再濫發公文,老爹的理由很簡單。

第一,電子公文到學校,在現行制度下,還是要轉成紙本,一份公文全國發下來就是多少紙張的浪費,這些紙張都是砍筏多少森林才有的,還有就是浪費公帑。

第二,一份公文從文書分文,承辦人簽辦,主任批示到校長簽核,就是一個人力浪費。

第三,發文單位無法判斷到底要發文給甚麼單位才能讓活動順利辦理,只能亂槍打鳥,就是昧於自知,不然就是無視於浪費公帑、浪費資源的態度問題。

老爹自從接任課發組以來,已經不知打過多少電話 (當然這也是一種浪費),透過此文,希望看到的教育同仁,能夠像老爹一樣,打電話請這些單位不要再濫發公文,也希望大家發文時多想一下,能省則省,能網路連結就不要附件,讓我們寶貴的森林資源能夠永續使用。

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